ImageAccount

 

ImageAccount is het order- en factureringssysteem voor bedrijven die bemiddelen in verkoop aan klanten ten behoeve van fotografen, leveranciers en andere auteursrechthebbenden. Het gaat om verkopen waarbij dit bedrijf na facturering aan en betaling door de klant een deel van die omzet moet afdragen naar die leverancier. Dit kan verkoop zijn van foto's, maar ook van andere producten en diensten waarop auteursrechten moeten worden betaald. Ook opdachten kunnen worden opgevolgd en geadministreerd.

ImageAccount werkt met orders, die binnen dit pakket een aantal statussen doorlopen: nieuw, te factureren, gefactureerd aan klant, gecrediteerd aan fotograaf / leverancier. Elke orderregel heeft een klantnummer en een order type (bijvoorbeeld fotobemiddeling, administratiekosten of overige verkoop), plus meestal ook een imageid (een uniek fotonummer of nummer van een ander object) en een fotograaf/leveranciernummer.

Orderregels kunnen handmatig worden aangemaakt, maar meestal wordt ImageAccount aangesloten op een core systeem van het bedrijf waarin de daadwerkelijke levering plaatsvindt. Dit kan bijvoorbeeld een fotodatabase op internet zijn waar klanten rechtstreeks images kunnen downloaden ten behoeve van plaatsing in een uitgave. Door het downloaden worden downloadlogs aangemaakt door dit systeem en aan ImageAccount opgevoerd en binnen ImageAccount omgezet naar een nieuwe orderregel.

Van order tot factuur klant

ImageAccount biedt een orderscherm per klant waarin openstaande orders kunnen worden aangevuld met een tarief, het bemiddelingspercentage, de BTW, een datum en gegevens over bijvoorbeeld plaatsing, uitgave, jaartal, paginanummer en diverse omschrijvingen, bijv de caption van een image.

Zodra een orderregel binnen dit orderscherm definitief wordt gemaakt staat deze klaar voor facturering. Zodra facturering aan klanten of 1 specifieke klant wordt gestart, dan verzamelt ImageAccount alle definitief gemaakte orderregels, maakt de factuur aan, print of mailt de factuur en maakt een boekingsverslag voor de financiële administratie aan. Indien men gebruik maakt van AccountView, kan deze boeking zelfs rechtstreeks en geheel automatisch doorgevoerd worden naar AccountView.

Creditfactuur aan leverancier

Orderregels die gefactureerd zijn, staan klaar om gecrediteerd te worden naar de fotograaf / leverancier. Voordat een orderregel kan worden gecrediteerd, moet de factuur waarin deze orderregel is gefactureerd betaald zijn. ImageAccount is voorzien van een openstaande saldi module waarin bijgehouden wordt welke facturen betaald zijn. Met AccountView gaat dit helemaal automatisch. Het bedrag dat aan de fotograaf / leverancier wordt gecrediteerd is het tarief minus het bemiddelingspercentage dat standaard wordt ingesteld, maar per fotograaf / leverancier en zelfs per orderregel kan worden aangepast.

Rapportages en gegevens opvragen

ImageAccount bouwt door de voortdurende order- en factuurverwerking een belangrijke bron voor statistische en financieel administratieve informatie. Het pakket biedt een groot scala aan rapportagemogelijkheden, zowel standaard ingebouwd als via op maat gesneden queries, waarmee allerlei gegevens selecteerd kunnen worden en vervolgens geprint, als PDF formaat gemaild of geëxporteerd naar diverse bestandsformaten zoals Excel. Voorbeelden hiervan zijn omzet per klant, per fotograaf of per image. Ook is het mogelijk klanten aan te manen die bijvoorbeeld foto's hebben gedownload zonder aan te geven waarvoor die zijn gebruikt.

Tevens kunnen snel zowel order- als factuurgegevens opgevraagd worden op verschillende criteria, zoals klant, leverancier, datum, status of vrije omschrijving.

 

Informatie

Voor informatie over ImageAccount mail naar info@imageaccount.nl